Uredite svoju dokumentacijsku građu kao apoteku.
Poslovne dobrobiti sustava za upravljanje dokumentima su mnogobrojne, a slijedi popis nekih od njih.
1. Centralizacija dokumentacije.
Svu dokumentaciju držite na jednom, centralnom mjestu, bez obzira na broj ljudi, odjela ili podružnica. Značajno smanjite ili u potpunosti dokinite spremanje dokumenata na lokalna računala zaposlenika. Omogućite svima jednostavan dostup do željenog dokumenta, naravno, u ovisnosti o pravima pristupa kojima korisnik raspolaže.
2. Smanjenje količine papirnate građe.
Digitalizirate svoju dokumentacijsku građu, smanjite troškove papira, printanja, skladištenja.
3. Jednostavno i sigurno dijeljenje dokumenata.
Izbjegnite kolanje papira po hodnicima, iz ureda u ured, iz ladice u ladicu te dijelite dokumente putem linkova unutar sustava uz jednostavno definiranje prava za manipuliranjem i ažuriranjem istih. Također, u slučaju odlaska zaposlenika iz tvrtke sva vezana dokumentacija nije ostala na njegovom lokalnom računalu već na centralnoj, lako dostupnoj poziciji.
4. Automatizacija životnog ciklusa dokumenata.
Automatizirajte životni ciklus dokumenta na način da sustav brine o koracima kolanja dokumenta kroz tvrtku, a u ovisnosti o njegovoj vrsti, tipu ili kategoriji. Osigurajte automatsko praćenje realizacije procesa u smislu vremenske učinkovitosti svakog pojedinog koraka ili čitavog procesa. Ne dopustite da Vam bitni dokumenti 'leže' po ladicama i usporavaju proces bez jasnog saznanja o tome. DMS sustav brine o tome da se pojedini korak procesa ili čitav proces završi na vrijeme, a u slučaju zastoja DMS vrši eskalacije i podsjetnike.
5. Povijesna sljedivost dokumenta.
DMS sutav Vam omogućuje automatizirano bilježenje svakog koraka procesa uz podatak o izvršitelju procesa, rezultatu njegovog vršenja kao i vremena izvršenja. Na taj način imat ćete potpuni uvid u povijest procesa i svakog koraka manipulacije pojedinim dokumentom.
1. Centralizacija dokumentacije.
Svu dokumentaciju držite na jednom, centralnom mjestu, bez obzira na broj ljudi, odjela ili podružnica. Značajno smanjite ili u potpunosti dokinite spremanje dokumenata na lokalna računala zaposlenika. Omogućite svima jednostavan dostup do željenog dokumenta, naravno, u ovisnosti o pravima pristupa kojima korisnik raspolaže.
2. Smanjenje količine papirnate građe.
Digitalizirate svoju dokumentacijsku građu, smanjite troškove papira, printanja, skladištenja.
3. Jednostavno i sigurno dijeljenje dokumenata.
Izbjegnite kolanje papira po hodnicima, iz ureda u ured, iz ladice u ladicu te dijelite dokumente putem linkova unutar sustava uz jednostavno definiranje prava za manipuliranjem i ažuriranjem istih. Također, u slučaju odlaska zaposlenika iz tvrtke sva vezana dokumentacija nije ostala na njegovom lokalnom računalu već na centralnoj, lako dostupnoj poziciji.
4. Automatizacija životnog ciklusa dokumenata.
Automatizirajte životni ciklus dokumenta na način da sustav brine o koracima kolanja dokumenta kroz tvrtku, a u ovisnosti o njegovoj vrsti, tipu ili kategoriji. Osigurajte automatsko praćenje realizacije procesa u smislu vremenske učinkovitosti svakog pojedinog koraka ili čitavog procesa. Ne dopustite da Vam bitni dokumenti 'leže' po ladicama i usporavaju proces bez jasnog saznanja o tome. DMS sustav brine o tome da se pojedini korak procesa ili čitav proces završi na vrijeme, a u slučaju zastoja DMS vrši eskalacije i podsjetnike.
5. Povijesna sljedivost dokumenta.
DMS sutav Vam omogućuje automatizirano bilježenje svakog koraka procesa uz podatak o izvršitelju procesa, rezultatu njegovog vršenja kao i vremena izvršenja. Na taj način imat ćete potpuni uvid u povijest procesa i svakog koraka manipulacije pojedinim dokumentom.
|
6. Organizacija dokumenata unutar jednostavne strukture direktorija.
Organizirajte dokumente unutar jednostavne i poznate strukture direktorija (vrlo slično Windows okruženju) što osigurava brzu i bezbolnu prilagodbu Vaših korisnika na 'novo' okruženje. Dapače, obzirom da se Alfresco zaista integrira unutar Windows okruženja, manipulaciju dokumentima unutar Alfresca zaista možete raditi i unutar samog Windows Explorera. |
|
7. Olakšan dohvat dokumenata kroz napredno pretraživanje
Alfresco pruža mogućnost naprednog pretraživanja prema različitim parametrima: naslov dokumenta, dio naslova, kategorije dokumenata i različiti drugi atributi koji ga opisuju, vrijeme nastanka, autor dokumenta, tag, itd.
8. Jednostavno pridjeljivanje prava nad dokumentima
Dodjeljivanje prava nad dokumentima je jednostavno na razini pojedinca ili grupe. Prava mogu biti definirana na razini dostupa dokumentu, razini prava čitanja dokumenta ili mogućnosti ažuriranja isto. Također, sustav ima mogućnost automatskog pridjeljivanja prava na temelju dogovorene logike (npr. jednom kad ulazni račun prođe određenu razinu odobrenja, sustav daje prava na čitanje nekoj drugoj grupi).
Alfresco pruža mogućnost naprednog pretraživanja prema različitim parametrima: naslov dokumenta, dio naslova, kategorije dokumenata i različiti drugi atributi koji ga opisuju, vrijeme nastanka, autor dokumenta, tag, itd.
8. Jednostavno pridjeljivanje prava nad dokumentima
Dodjeljivanje prava nad dokumentima je jednostavno na razini pojedinca ili grupe. Prava mogu biti definirana na razini dostupa dokumentu, razini prava čitanja dokumenta ili mogućnosti ažuriranja isto. Također, sustav ima mogućnost automatskog pridjeljivanja prava na temelju dogovorene logike (npr. jednom kad ulazni račun prođe određenu razinu odobrenja, sustav daje prava na čitanje nekoj drugoj grupi).
DMS ili Document Management System ili sustav za upravljanje dokumentima i vezanim procesima može Vam značajno unaprijediti efikasnost realizacije različitih procesa vezanih uz dokumente, olakšati Vam život u dijeljenju dokumenata i značajno smanjiti troškove na području.
